Suomi.fi-viestit on tietoturvallinen tapa viestiä viranomaisten ja muiden palvelua käyttävien organisaatioiden kanssa. Organisaatiot voivat lähettää sinulle päätöstietoja ja muita dokumentteja. Osalle organisaatioista voit myös itse lähettää viestejä ja liitetiedostoja. Suomi.fi-verkkopalvelun lisäksi Suomi.fi-viestejä on mahdollista käyttää myös Suomi.fi-mobiilisovelluksella.

Suomi.fi-viestien käyttö edellyttää vahvaa tunnistautumista. Tunnistautuminen tapahtuu Suomi.fi-tunnistuksen avulla. Voit tunnistautua valitsemallasi tunnistusvälineellä: pankkitunnisteilla, varmennekortilla tai mobiilivarmenteella.

Suomi.fi-viestien käyttö on turvallista: kaikki viestit ja niiden liitteet kulkevat salattuina tietoturvallista reittiä ja käyttäjä tunnistetaan vahvalla tunnistuksella. Kaikki itseäsi koskevat tiedot ja asiakirjat ovat vain sinun itsesi nähtävissä. Suomi.fi-viesteissä olevia tietoja ei luovuteta eteenpäin. Suomi.fi-viestien tietosuojakäytännöt on kuvattu tarkemmin tietosuojaselosteessa.

Suomi.fi-viestien vastuutahot

• Väestörekisterikeskus tuottaa palvelun ja vastaa sen kehittämisestä.
• Viestit-palvelua hyödyntävistä asiointipalveluista vastaa kunkin asiointipalvelun vastuuorganisaatio.

Viestit nyt myös mobiilisovelluksessa

Suomi.fi-mobiilisovellus on nyt julkaistu! Voit saada viestisi suoraan ja helposti nyt myös matkapuhelimeesi. Sovellus sisältää kaikki samat viestit ja toiminnallisuudet kuin Suomi.fi-verkkopalvelun Viestit-osio. Lue lisää mobiilisovelluksesta.

Ota Viestit käyttöön

Pääset käyttämään Suomi.fi-viestejä tunnistautumalla Suomi.fi-verkkopalveluun. Tunnistaudu-linkki löytyy jokaisen sivun oikeasta yläkulmasta. Viestit-sivulle pääset oikean yläkulman valikosta tai päänavigaation kohdista Kansalaiselle ja Yritykselle tai yhteisölle.

Tunnistautumisen jälkeen sinut ohjataan Suomi.fi-viestien asetuksiin.

Viestit sähköisesti

Ota Suomi.fi-viestit käyttöön valitsemalla ”Suostun vastaanottamaan kaikki viestit ja todisteelliset tiedoksiannot sähköisesti”. Tällä valinnalla annat yleisen suostumuksen siihen, että Suomi.fi-viestejä käyttävät viranomaiset ja muut palvelua käyttävät organisaatiot saavat toimittaa sinulle viestejä, tavallisia ja todisteellisia tiedoksiantoja sekä päätösasiakirjoja sähköisesti Suomi.fi-viesteihin. Tällöin viestejä ei toimiteta postitse.

Suomi.fi-viestien käyttö on käyttäjälle maksutonta, mutta viranomainen voi periä palveluun toimittamastaan päätöksestä erillisen maksun.

Asetuksissa määrittelet myös sähköpostiosoitteen, johon haluat ilmoituksen saapuneista viesteistä. Voit muuttaa antamiasi asetuksia milloin tahansa.

Viestit paperipostitse

Voit halutessasi lopettaa sähköisen viestinnän valitsemalla asetuksissa ”Haluan kaikki viestit paperipostitse”. Sen jälkeen saat kaikki asiointiasi koskevat viestit jälleen paperipostina. Viranomainen voi halutessaan toimittaa Suomi.fi-viesteihin sähköisen kopion tiedoksiannosta tai muusta viestistä, jonka se on toimittanut sinulle myös postitse.

Jos valitset viestien toimittamisen paperipostitse, näet aiemmin saapuneet viestisi edelleen sähköisessä muodossa, mutta et voi enää vastata viesteihin. Et voi myöskään lähettää uusia viestejä organisaatioille.

Asioinnin muut toimitustiedot

Jos olet antanut asiointitilanteessa viranomaiselle jonkin muun toimitustiedon tai -osoitteen, toimittaa viranomainen asiointiin liittyvän tiedoksiannon, päätöksen tai muun viestin antamasi tiedon mukaan. Tässäkin tapauksessa viranomainen voi halutessaan toimittaa kopion viestistä myös Suomi.fi-viesteihin.

Saapuneet viestit

Kun sinulla on Suomi.fi-viestit käytössäsi, saat ilmoituksen uuden viestin saapumisesta sähköpostiisi. Pääset lukemaan viestin tunnistautumalla ensin sisään Suomi.fi-viesteihin.

Saapuneissa viesteissä näet sinulle lähetetyt viestit aikajärjestyksessä, uusin viesti ensimmäisenä. Viestit voivat olla yksittäisiä viestejä tai viestiketjuja, joissa on useampi samaan asiaan liittyvä viesti. Mikäli ketjussa on useita viestejä, viestin otsikon perässä suluissa oleva luku kertoo, montako niitä on.

Saapunut viesti voi vaatia vastaanottokuittauksen (ns. todisteellinen tiedoksianto). Pääset lukemaan viestin vasta, kun olet kuitannut sen vastaanotetuksi viestin yhteydessä näkyvästä kuittauspainikkeesta.

Normaali viesti (tavallinen tiedoksianto)

Suomi.fi-viestejä käyttävät organisaatiot voivat lähettää sinulle erilaisia viestejä ja tiedoksiantoja. Suomi.fi-viestit toimittaa organisaatiolle automaattisen koneellisen kuittauksen, milloin viesti on toimitettu Suomi.fi-viesteihin. Organisaatio voi myös halutessaan saada tiedon siitä, milloin olet avannut viestin. Sähköinen viesti katsotaan toimitetuksi vastaanottajalle kolmantena päivänä siitä, kun se on toimitettu Suomi.fi-viesteihin (Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003, 19 §).

Vastaanottokuittauksen vaativa viesti (todisteellinen tiedoksianto)

Todisteellinen tiedoksianto tarkoittaa viranomaisen lähettämää päätöstä tai muuta asiakirjaa, joka on kuitattava vastaanotetuksi ennen kuin viestin voi avata. Suomi.fi-viesteihin toimitettava sähköinen todisteellinen tiedoksianto on vastaava kuin postitse saantitodistusta vastaan toimitettu viranomaisen tiedoksianto (Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003, 18 §).

Todisteellista tiedoksiantoa käytetään useimmiten silloin, kun kyseessä on velvoittava päätös, jonka tiedoksisaannista alkaa kulua muutoksenhakuaika tai muu vastaanottajan oikeuteen vaikuttava määräaika. Todisteellista tiedoksiantoa voidaan käyttää myös, jos se on muusta syystä tarpeen asianosaisen oikeuksien turvaamiseksi.

Suomi.fi-viesteihin toimitettu todisteellinen tiedoksianto kuitataan vastaanotetuksi ”Kuittaa viesti vastaanotetuksi” -painikkeella. Suomi.fi-viestit toimittaa organisaatiolle koneellisen kuittauksen tekemästäsi kuittauksesta ja vastaanottoajasta. Todisteellinen tiedoksianto katsotaan toimitetuksi vastaanottajalle, kun se on kuitattu vastaanotetuksi.

Jos et ole kuitannut todisteellista tiedoksiantoa vastaanotetuksi seitsemän päivän kuluessa sen toimittamisesta Suomi.fi-viesteihin, on organisaatio velvollinen toimittamaan tiedoksiannon postitse saantitodistusta vastaan.

Liitetiedostot

Viestit voivat sisältää liitetiedostoja. Viestin mukana saamaasi liitetiedostoa säilytetään Suomi.fi-viesteissä kaksi vuotta viestin vastaanottamisesta. Saat ennen liitteiden poistumista erillisen ilmoituksen Saapuneet-kansioon. Voit halutessasi tallentaa viestien liitteet valitsemaasi tallennuspaikkaan (esim. oma kone, ulkoinen muistilaite, pilvipalvelu). Vaikka liite poistetaan Suomi.fi-viestistä, on organisaatiolla velvollisuus säilyttää sitä lain säätämän ajan omassa palvelussaan.

Lähetetyt viestit

Osalle organisaatioista voit myös itse lähettää viestejä ja liitetiedostoja. Lähetetyissä viesteissä näet lähettämäsi viestit aikajärjestyksessä, viimeisin lähettämäsi viesti ensin. Voit selailla ja lukea lähettämiäsi viestejä kuten saapuneitakin.

Jos olet valinnut viestien toimittamisen paperipostitse, et voi vastata viesteihin tai lähettää uusia viestejä viranomaiselle.

Viestiin vastaaminen

Voit vastata saamaasi viestiin, mikäli viestin lähettänyt organisaatio on sallinut sen. Viestiketjussa voit vastata uusimpaan viestiin.

Uusi viesti viranomaiselle

Kirjoita viesti -toiminnolla voit lähettää viestin niille organisaatioille, jotka sallivat viestien lähettämisen.

Organisaatiolistauksesta näet ne organisaatiot, jotka vastaanottavat viestejä Suomi.fi-viestien kautta. Organisaatiovalinnan jälkeen valitse vastaanottajan palvelu tai asia, jota viestisi koskee.

Voit liittää viestiin myös liitetiedostoja. Liitetiedostojen sallitut tiedostomuodot ovat

• tekstitiedosto (.txt)
• MS Word (.doc/.docx)
• MS Excel (.xls/.xlsx)
• MS Powerpoint (.ppt/pptx)
• Open Document (.odt/.ods)
• PDF (.pdf)
• Jpg- tai Png-kuvatiedosto (.jpg/.jpeg/.png)

Palvelu varmistaa ennen viestin lähetystä, että liitteissä ei ole viruksia tai haittaohjelmia. Liitteiden yhteenlaskettu enimmäiskoko on 3 Mt.

Viestien säilytysaika

Viestejä säilytetään palvelussa toistaiseksi, mutta liitetiedostot poistetaan viesteistä kahden vuoden päästä niiden vastaanottamisesta. Saat ennen liitteiden poistumista erillisen ilmoituksen Saapuneet-kansioon. Voit tallettaa viestien liitteet valitsemaasi tallennuspaikkaan (esim. oma kone, ulkoinen muistilaite, pilvipalvelu). Vaikka liite poistetaan viestistä, on organisaatiolla velvollisuus säilyttää sitä lain säätämän ajan omassa palvelussaan.

Suomi.fi-viestejä käyttävät organisaatiot

Suomi.fi-viestit on käytössä jo useissa organisaatioissa. Katso listaus sivulta Suomi.fi-viestejä käyttävät organisaatiot.